Le suivi des absences et des congés revêt une grande importance, que ce soit dans le milieu professionnel ou dans le domaine de l'éducation supérieure. Il permet notamment :

La gestion des congés payés :

La gestion des congés payés représente un lourd travail pour les entreprises. L’essentiel est résumé en vert dans votre schéma.

Rappelons tout d’abord que la prise de congés payés est obligatoire pour tous les travailleurs salariés qui justifient d’un contrat de travail. Elle est de 5 semaines par an soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés.

C’est l’employeur qui les organise.

Il doit compter les jours acquis par salarié au cours de la période de référence ou d’acquisition des droits qui se déroule du 1^er juin N-1 au 31 mai de l’année en cours.

Puis il doit arbitrer les demandes de prise de congé, sur une période qui s’étale du 1^er mai au 31 mai de l’année suivante. Il devra par exemple tenir compte de la période dite légale, du 1^er mai au 31 octobre, au cours de laquelle les salariés doivent avoir posé au moins 4 semaines … Il peut aussi imposer des périodes de congé en fonction des contraintes de l’entreprise, il doit dans ce cas publier les dates suffisamment à l’avance…

Lorsqu’un salarié prend quelques jours de congés payés, bien qu’il soit normalement rémunéré, cela impacte son salaire.

Il verra effectivement une retenue sur salaire proportionnelle aux jours ouvrables d’absence. Sachant qu’il y a en moyenne 26 jours ouvrables par mois.

• Mais cette retenue est compensée par une indemnité de congé payés. Celle-ci doit être, au total de l’année, égale à 10% du salaire annuel de référence. Elle est versée au salarié au fur et à mesure de ses prises de congés.

La gestion des absences pour maladie

Un autre sujet courant dans la gestion des absences est celui des arrêts pour maladie, que vous voyez en bleu dans le schéma.

Le calcul des jours d’absence est complexe mais logique.

Il faut bien distinguer la période d’absence du salarié qui correspond à celle inscrite sur son arrêt de travail. Elle est comptée en jours calendaires.

  La période IJSS ou d’indemnisation journalière du salarié par la sécurité sociale est presque la même. On enlève seulement 3 jours de carence.

 La période qui intéresse employeur est calculée différemment. L’employeur souhaite en effet connaitre le nombre de jour de travail non effectué. Pour lui, l’absence est donc calculée en jours ouvrés et en heure de travail. Au cours de cette période, l’employeur devra lui aussi indemniser le salarié mais après un délai de carence de 7 jours.

Un arrêt maladie a forcément un impact sur le salaire.

Il faut tout d’abord réaliser une retenue sur salaire, proportionnelle aux heures non travaillées.

Les IJSS peuvent être versées directement au salarié tous les 15 jours. Mais il est aussi possible de les verser à l’employeur qui les ajoutera chaque mois sur le salaire net du salarié. On parle de subrogation.

Enfin, l’employeur doit verser une indemnité complémentaire, afin que les sommes perçues par le salarié pendant les quelques jours de la période employeur correspondent à 90% de son salaire.

• Nous avons résumé ici les dispositions légales les plus courantes, mais il ne faut pas oublier de consulter les conventions collectives ou accords de branche qui peuvent toujours apporter des dispositions plus favorables pour le salarié.