Les entreprises de plus de 50 salariés ayant une section syndicale avec au moins un délégué syndical sont tenues d'ouvrir des négociations. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l'obligation de négociation s'applique si un représentant du personnel a été désigné délégué syndical. Autrement, les petites entreprises n'ont pas d'obligation légale à cet égard.

Il est obligatoire pour l'employeur de négocier tous les 4 ans sur les thèmes suivants : la rémunération incluant le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée ; l'égalité professionnelle entre hommes et femmes ainsi que la qualité de vie et conditions de travail ; l'organisation et le calendrier des négociations futures. Dans les entreprises avec 300 salariés ou plus, une négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels doit également être réalisée. Si l'employeur ne l'initie pas, les syndicats peuvent l'exiger.

Traditionnellement, un délégué syndical négocie au sein des entreprises de 50 salariés ou plus. Une négociation via le conseil d'entreprise est possible si un accord de branche ou d'entreprise le prévoit. En l'absence de délégués syndicaux, la négociation dépend de la taille de l’entreprise : jusqu'à 11 salariés (ou moins de 20 sans CSE), le personnel tout entier peut négocier ; entre 11 et 50 salariés, la négociation peut se faire avec des salariés mandatés par un syndicat ou des membres du CSE ; avec 50 salariés ou plus, seuls les délégués syndicaux peuvent participer.

Un accord d'entreprise est valide s'il est signé par des syndicats représentant plus de 50 % des suffrages au premier tour des élections professionnelles. S'il reçoit entre 30 % et 50 % des suffrages, un référendum peut être organisé. Avec le CSE, l'accord est valide si la majorité des élus titulaires ou un ou plusieurs élus ayant obtenu plus de 50 % des voix aux dernières élections le signent. Sans DS ni CSE, pour les entreprises de moins de 11 salariés, l'accord est validé si le projet est communiqué 15 jours à l'avance, ratifié par les deux tiers du personnel, et respecte le décret applicable. Entre 11 et 50 salariés, sans élus CSE, la majorité du personnel doit valider l'accord, tandis qu'avec des élus CSE, il doit être signé par ceux ayant obtenu la majorité des suffrages lors des élections.

En cas d'échec des négociations, un procès-verbal de désaccord doit être rédigé et déposée auprès de la DREETS. Ce document recense les positions de chacune des parties ainsi que les décisions finales de l'employeur. Pour la publicité des accords, après leur signature, ceux-ci doivent être déposés à la fois au DREETS et au Conseil des Prud’hommes et publiés dans la base nationale des accords. L'accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt, et les salariés doivent en être informés, notamment à l'embauche.