1.Le Cahier des Charges

Le cahier des charges correspond à l'analyse de la demande de votre commanditaire.

On y retrouve les besoins, les attentes spécifiques du client (éventuellement une liste exhaustive des éléments), les objectifs du voyage. Cela permettra au voyagiste de bien choisir les prestations et les activités, de ne contacter que les prestataires correspondant au canier des charges, et donc de répondre efficacement a la demande.

Attention, ce n'est pas un document juridique. Il se présente souvent sous la forme QQQOCCP. Sur votre copie on devrait donc lire :

Cahier des charges

Qui : groupe, nombre de Pax, type de clientèle

Quoi: type de voyage: séjour, circuit, excursion avec thème

Quand : dates, durée, nombre de jours, nombre de nuits

Où : Pays, région, villes, sites

Comment: Modes de transport

Modes d'hébergement

Modes de restauration

Activités: visites, animations Accompagnement

Combien: Objectif du voyage: Tourisme, Affaires, études, linguistique, sportif

Pourquoi : Budget global ou par personne

NB Si vos clients demande que tous les repas soient prévus dans le cahier des charges, cela ne signifie pas que tous les repas sont pris à l'hôtel mais que tous les repas sont compris dans le prix du voyage, qu'ils soient pris à l'hôtel ou dans un restaurant en ville, ou en route pendant une excursion.

Le voyage est en Pension complète mais l'hôtel n'est pas en pension complète ! 

2.Le tableau synoptique du produit ou schéma programme

Le tableau synoptique ou schéma programme recense l'ensemble des prestations à fournir et leur ordre d'apparition dans le voyage. C'est un programme synthétique donc il ne doit pas être trop chargé !

Le schéma du voyage va recenser toutes les prestations payantes programmées.

• Ce document de travail synthétique permet de repérer d'éventuelles erreurs de programmation.
• Il permet ensuite de calculer les coûts et de fixer le prix de vente. (S'il est faux, la cotation sera fausse !)

NB ce tableau n'est pas figé et peut évoluer en cours d'élaboration du produit (par ex annulation de visites, permutation d'excursions...).

Un bon programme doit être:

• équilibre et rythme avec alternance de visites et temps libre.
• varié: découverte du territoire à travers des thèmes différents culturels, naturels, économiques, ludiques
• viable: jours et heures d'ouverture, temps de visite, respect des contraintes du territoire (routes)

Le tableau doit:

• être clair, lisible, utile, sans surcharge.
• utiliser des symboles et abréviations
• avoir un titre (destination, nom du produit, dates, nombre de jours/nombre de nuits, nom du client, nombre de Pax, présence éventuelle d'un accompagnateur.
• avoir une légende pour donner la signification des symboles et abréviations

Il comporte plusieurs colonnes:

Modèle

Jour Date Petit déjeuner Matinée Déjeuner Après midi Diner Soirée Nuitée 

• Jour numéroté : la loi impose de préciser la durée exacte d'un forfait ex Jour 1
• Date précise: la loi impose de préciser la date (ex mercredi 21 janvier) mais aussi cela alerte sur les jours fériés, les jours de fermeture de certains musées, le tarif à appliquer
• Les prestations sont toujours inscrites dans l'ordre chronologique : départs, transferts, visites, excursions avec éventuellement l'horaire • Pour tous les repas, indiquez le lieu où ils sont servis avec le nom de l'hôtel ou du restaurant
• Soirée: activités programmées (spectacles, galas, concerts…) Ou Libre
• Nuitée (hébergement): nom et lieu de l'hôtel ou bien à bord pour les bateaux, avions ou trains;

Conseils méthodologiques :

• Dès que ce tableau est demandé, bâtir toutes les colonnes(verticales) puis lire votre sujet pour déterminer le nombre de lignes (horizontales) dont vous aurez besoin. Ne jamais bâtir un tableau jour par jour. Toujours placez en premier le transport aller et retour, ils vont déterminer le début et la fin du programme.

Conséquence : bien lire le sujet avec méthode et vigilance pour sélectionner dans les annexes les informations indispensables.

• Positionnez les prestations qui ont lieu à dates impératives
• Placez en priorité la visite de ville au début du voyage. c'est agréable de séjourner dans la ville après, les clients peuvent mieux s'orienter, repérer des endroits où ils reviendront seuls ensuite.
• puis les excursions d'une journée puis les excursions d'une demi-journée. (vérifiez toujours les jours de fonctionnement), si les repas sont prévus ou non pendant l'excursion (dans ce cas-là ne pas prévoir de repas) • Si les clients arrivent dans l'après-midi, ne pas prévoir de visite. En cas de retard, il serait nécessaire d'annuler la prestation
• Prévoir des journées de visite équilibrées (9H-18H) avec des activités variées (culturelles et divertissements) • Pour les groupes, une soirée festive le dernier soir (la veille du départ) pour les GIK une soirée « contact » en début de voyage pour faire connaissance. Attention à ne pas oublier les transferts supplémentaires.
• Ne pas oublier au minimum une plage de temps libre (shopping, visite supplémentaire …)

3- Lecture et analyse du tableau synoptique "Court séjour à Marrakech"

A savoir: Il est possible d'étoffer le tableau avec par exemple:

• Convocation/ enregistrement des bagages/départ/ arrivée/ récupération des bagages/ transferts/ installation des clients à l'hôtel.
• certains forfaitistes indiquent chaque jour les horaires.