Le courrier se saisit en interligne 1. Aucun autre interlignage n'est accepté.
Le courrier est décomposé en plusieurs zones :
- Zone entête
- Zone corps de la lettre
- Zone bloc de signature
Définition
courrier externe
La communication externe est la diffusion et la réception des informations vers l'extérieur de l'entreprise et s'adresse aux acteurs externes.
Les écrits professionnels externes sont surtout les courriers, les mails, les télécopies lorsqu'il s'agit d'un échange entre deux personnes ou du moins entre deux entités. Les acteurs externes de l'entreprise sont les clients, les fournisseurs, le public, les partenaires, les collectivités.
Courrier
Le courrier, ou la lettre, est le document de communication externe par excellence. Depuis Internet, nous communiquons beaucoup par mail. Il s'agit d'une forme de courrier électronique, d'où son nom moins utilisé de « courriel ».
COURRIER
ZONE ENTÊTE
A retenir :
Elle comprend les éléments suivants :
- Émetteur.
- Destinataire (au minimum sur 4 lignes – Code postal sans espace et ville en majuscules).
- Objet.
- Ville de départ et date.
- Nos références (non obligatoire, mais utile en cas de tenue d'un tableau de bord « chrono »).
- PJ si nécessaire. La PJ doit être mentionnée et dans le corps de la lettre et en entête.
- La mention « Lettre recommandée avec accusé de réception » doit être indiquée s'il s'agit d'un courrier recommandé bien sûr. Il est vivement conseillé de reporter le numéro de l'imprimé de recommandé sur le courrier lui-même.
ZONE CORPS DE LETTRE
La zone corps de la lettre est constituée du titre de civilité, du message rédigé et de la formule de politesse.
exemple:
Madame,
En réponse à notre conversation téléphonique de ce jour, nous vous informons qu'une nouvelle session de formation de confiseur.se est organisée.
Vous trouverez toutes les informations utiles sur le dépliant joint. Si le programme de ce stage retient votre attention et que vous souhaitez y participer, il vous suffit de télécharger le bulletin d'inscription et de nous le renvoyer à l'adresse mail suivante : s.boudier@ecolepat.com.
Nous vous prions d'agréer, Madame, nos meilleures salutations.
A retenir :
Le titre de civilité est aussi appelé appellation. Il est interdit de joindre au titre de civilité le nom de famille. Le titre de civilité est suivi d'une virgule.
A retenir :
Formule de politesse qui reprend le même titre de civilité. La formule de politesse est obligatoire dans un courrier. Il ne sera pas toléré de placer un « bien cordialement ».
ZONE BLOC SIGNATURE
Le bloc de signature est constitué du prénom et nom de la personne ainsi que de sa fonction.
Exemple:
Sophie BOUDIER
Responsable de Formation
A retenir :
Le bloc de signature est sur la même verticale que l'adresse du destinataire et que la ville de départ et la date.
LE PLAN DU COURRIER
Le plan du courrier est un plan classique en trois parties : introduction, développement et conclusion. Ce plan fonctionne, qu'il s'agisse d'un courrier de réclamation, d'un courrier de relance ou d'une demande d'information.
- L'introduction, appelée « HIER » rappelle les faits passés et à l'origine du courrier. Par exemple : « Nous avons bien reçu votre documentation. ». Il est toutefois possible de rédiger un courrier sans introduction.
- Le développement, nommée « AUJOURD'HUI » présente le ou les messages. Le développement peut comprendre plusieurs idées.
- La conclusion soit « DEMAIN » vous permet de conclure votre courrier. Elle se positionne juste avant la formule de politesse.
COMMENT REDIGER UN COURRIER
Écrire un courrier requiert de suivre certaines règles :
Choix du pronom personnel : je ou nous ?
Dans un courrier, dois-je écrire « je » ou « nous » ? Cette interrogation revient souvent. Alors, non : pas de « je » dans un courrier sauf si votre dirigeant.e ou cadre rédige un courrier personnel. Normalement en entreprise, nous nous exprimons au nom d'une collectivité. Le pronom personnel « nous » est à retenir.
A retenir :
Exception : dans le secteur médical, les médecins, professeur.es, s'expriment à la première personne du singulier. En effet, ils sont amenés à donner leur opinion sur un diagnostic ou un traitement.
A retenir :
Phrases courtes
On croit trop souvent que bien écrire suppose présenter des phrases à rallonge. Les phrases contenant plusieurs idées ratent leur cible : être compris par le destinataire. Rédiger des phrases courtes : c'est la première clé de la réussite :
Sujet + verbe conjugué + complément
A retenir :
Style direct
Évitons les phrases indirectes ou à la forme passive.
Exemple:
- L'ordinateur a été réparé par notre informaticien.
- Notre informaticien, M. Dupont, a réparé l'ordinateur.
Vous en conviendrez, la deuxième phrase (b) semble mieux structurée.
A retenir :
Conjugaison
le passé composé et le future
Verbes simples
Le verbe simple est un verbe souvent adopté. Trop souvent d'ailleurs. Il s'agit des verbes : avoir, être, faire, dire. Pourquoi ne pas chercher à les remplacer par des verbes différents qui vont donner du poids à votre propos ?
Exemple :
Notre stagiaire a fait d'importants progrès = notre stagiaire a beaucoup progressé
Dans cette phrase, je respecte également le principe de la simplification de la phrase.