Les dossiers du personnel ne doivent comporter que des données nécessaires à la gestion administrative des salariés dans le cadre de leur contrat. L’employeur se doit de veiller aux règles relatives au respect :

-       de la vie privée et de la non-discrimination

-       de la protection des données personnelles

La protection des informations contient le stockage sécurisé, la conservation des documents (durée minimale de conservation fixées), et les droits du salarié (droits d'accès..).

Il s’agit de nommer les documents de manière claire, précise et homogène pour faciliter la recherche d’information pour l’ensemble des salariés. 

Pour ce faire, un plan de nommage est établi avec des règles communes à respecter (CDT_20180101_Avenant-horaires_V1, par exemple)

Néanmoins, elles sont de plus en plus souvent automatisées grâce aux techniques proposées par les systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui analysent le contenu et la forme des documents, facilitant ainsi leur classement et leur recherche :

– lecture automatique de documents (LAD) : technique d’identification des mots clés d’un document numérisé ;

– reconnaissance automatique des documents (RAD) : technique d’identification du type de document selon sa nature (contrat, avenant, formulaire…).

Le plan de classement permet d’ordonner les documents (dossiers, sous-dossiers) afin d’en faciliter l’accès et le partage tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur archivage ou destruction.

Les supports de classement sont physiques ou numériques. Recrutement : Accueil et intégration, livret d'accueil, questionnaire de satisfaction, dossier de recrutement, annonce, profil de poste, candidature spontanées.

Pour maintenir un bon classement, il faut s’assurer qu’il soit efficace et accessible, régulièrement mis à jour, épuré et exhaustif.

La dématérialisation concerne les documents utilisés pour la gestion du personnel (contrats, déclarations sociales et fiscales, bulletins de salaire…). 

Elle est favorisée par les évolutions législatives, notamment l’article 1379 du Code Civil modifié en 2016 qui dispose que « la copie fiable a la même force probante que l’original » sous réserve que soient garanties l’intégrité, l’authenticité, la conservation et la confidentialité de la copie numérique.

Elle offre ainsi de nombreux avantages : amélioration de la traçabilité, suppression des copies papier, baisse des coûts associés, meilleure circulation de l’information (fiable, accessible, disponible), facilitation du partage et de la collaboration, augmentation de la productivité grâce à l’automatisation des traitements.

Le SIRH permet :

• d’optimiser le suivi des activités (planning, alertes, courriels automatisés) ;
• de respecter en permanence la réglementation (mise à jour en temps réel par l’éditeur du logiciel des dispositions législatives et réglementaires) ;
• de faciliter les démarches avec les organismes sociaux (édition des attestations et déclarations sociales comme la déclaration sociale nominative, DSN) ;
• de rendre les données accessibles aux personnes intéressées (portail d’accès pour les salariés souhaitant consulter leurs données…) ;
• de gagner en productivité et de faire des économies (automatisation des activités et maîtrise des flux d’informations, d’où une réduction des délais, une suppression des erreurs de saisie ou des omissions, une simplification des traitements…). 

Dans le cadre de son activité, une entreprise est amenée à remplir des obligations sociales auprès de nombreux organismes sociaux :

• URSSAF (union de recouvrement de sécurité sociale) : Déclaration et paiement des cotisations et contributions sociales, déclaration sociale et nominative (DSN).
• CPAM (caisse primaire d'assurance maladie) : formalités et déclarations liées à l'immatriculation (DPAE), arrêts maladies ..
• Pôle emploi : attestation de fin de contrat à remettre au salarié
• Caisse de retraite complémentaire : Adhésion et versements des cotisations de retraite complémentaires
• Mutuelle, santé et prévoyance : Adhésion et versement pour une couverture complémentaire (obligatoire et 50% financé par l'entreprise. Couverture des risques liées au décès, à la dépendance, à l'invalidité et à l'incapacité).

L’employeur doit s’assurer de convoquer ses salariés aux visites médicales obligatoires auxquelles ils sont soumis, dans le respect des délais légaux. À l’issue des visites, les attestations de suivi, les avis d’aptitude/inaptitude doivent être collectés et conservés (de préférence jusqu’à la prochaine visite).

L’employeur doit appliquer les préconisations du médecin du travail pour respecter son obligation de résultat en matière de santé et de sécurité. Dans le cas contraire, il engage sa responsabilité et peut être condamné au versement de dommages et intérêts au salarié.

Les PGI disposent de fonctionnalités pour faciliter le suivi médical des salariés :

• saisie des visites médicales effectuées avec gestion des types de visite et d’aptitude ;
• édition des convocations et des plannings de visites
• requête concernant les salariés devant effectuer leur visite médicale
• alerte pour rappel automatique des visites à planifier.