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Post-Bac
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Séquence 2 - mission 2 , Assurer des relations de coordination avec les services et entités de l’organisation.

B1 Dev de la relation commerciale.

Séance : Assurer la circulation de l’information et des relations de coordination.

Cette coordination des services nécessite une circulation de l’information optimale a fortiori dans un contexte international où les opérations commerciales sont les plus complexes.

  1. Contribuer à la coordination des services.

La coordination de différents services implique tout d’abord de repérer les différents services à coordonner.

Organigramme accompagné d’un annuaire numérique peut être intégré à l’intranet ou au réseau social de l’entreprise sous la forme de trombinoscope pr repérer plus facilement les personnes.

La communication formelle vs la communication informelle : la communication sera assurée par l’assistant de projet sous le contrôle du chef pr établir un lien cohérent entre les activités des différents collaborateurs et/ou services. 

A retenir :

Communication formelle : il s’agit de tous les contacts directs et interpersonnels entre collègues de travail en dehors de la hiérarchie. Ils sont écrit ou oraux.

Communication formelle : Elle sert à assurer la cohérence d’ensemble des activités de l’équipe grâce à des outils qui participent à la formalisation des échanges.

Partager l’information dans l’entreprise.

Le choix de l’outil pr partager l’information dépend essentiellement :

  • du nombre de personnes concernées
  • du caractère confidentiel ou non de l’information à communiquer
  • de la nécessité d’archiver le contenu de l’information
  • de la nécessité d’une interaction entre les collaborateurs.

Téléphone, mail, outils collaboratifs, réunion en présentiel ou en visioconférence, entretien, note de service et compte-rendu.

  1. La mise en relation des différents services.

La diversité des missions affectées à l’assistant import-export le place dans une relation continue avec les personnes des autres services de l’entreprise.

Différents services :

Comptabilité/commerciale : prospection.

Comptabilité/logistique : fixer les conditions de livraison.

Juridique/commercial : rédiger une offre commerciale.

Production/qualité : identifier et sélectionner des fournisseurs à l’international.

Logistique : organiser la logistique à l’international.

Logistique/juridique/comptabilité : organiser le transport à l’international.

  1. Focus sur les outils de coordination.

Si les moyens classiques comme la réunion en présentiel sont toujours d’usage, ils sont désormais complétés par des outils numériques comme le réseau social de l’entreprise et les outils collaboratifs.

4.1 Les outils de travail collaboratifs.

  • Partage de documents
  • Communication
  • Gestion du travail
  • Communication vidéo

Ces outils sont destinés à fluidifier la collaboration et les échanges. On peut les répartir en plusieurs catégories :

  1. Le partage des disponibilités en collaboratif.
  2. Le stockage et la centralisation d’info.
  3. La communication accélérée et permanente.
  4. Une suite bureautique partagée.

4.2 Intranet vs réseau social d’entreprise.

L’intranet correspond à la version interne de l’internet d’une entreprise. Les utilisations dans l’entreprise sont multiples :

  • Publier de la communication d’entreprise.
  • Centraliser les données.
  • Organiser des réunions et synchroniser les agendas de tous les acteurs.

Le réseau social d’entreprise RSE est quant à lui moins codifié et rend la communication interne moins verticale. Globalement le RSE accroît le caractère « participatif ».


  1. Partager l’information avec les partenaires.

Une relation de qualité entre l’entreprise et ses partenaires est essentielle. Elle implique une simplification et une fluidité de la communication entre eux et peut passer par différents moyens comme par exemple :

  • Le portail dédié à ses fournisseurs
  • La digitalisation des achats
  • L’entreprise étendue
  • Les forums et réseaux sociaux