Le RSS représente son syndicat auprès de l'employeur, assurant un lien vital entre les salariés et ce dernier. Son rôle principal est de défendre les intérêts des salariés. Pour cela, il peut formuler des propositions, des revendications ou des réclamations. En revanche, contrairement au délégué syndical, le RSS n'a pas la capacité de négocier des accords collectifs. Il anime et dirige la section syndicale, en veillant à promouvoir l'implication des salariés dans les activités syndicales.

Pour devenir RSS, un salarié doit respecter trois conditions essentielles : avoir au moins 18 ans, travailler dans l'entreprise depuis au moins un an (avec une exception à 4 mois pour les nouvelles entreprises ou établissements), et ne pas avoir été sujet à une interdiction, une déchéance ou une incapacité concernant ses droits civiques. Ces conditions garantissent que le RSS possède une certaine maturité et expérience dans l'organisation, ce qui est crucial pour mener à bien ses fonctions.

Contrairement à d'autres représentants syndicaux, le RSS n'a pas de crédit d'heures de délégation. Cela signifie qu'il n'est pas accordé d'heures spécifiques durant son temps de travail pour s'occuper de ses responsabilités syndicales. Toutefois, il doit être capable de remplir ses obligations en dehors de ses heures de travail habituelles ou en s'organisant de manière adéquate avec son employeur.