Aspect social
Vis-à-vis du personnel de l'entreprise : le bulletin de salaire est souvent la seule preuve du contrat de travail.
Le salaire doit être calculé selon les règles légales et les accords contractuels (salaire de base, heures supplémentaires, avantages en nature, primes et indemnités, etc.).
Les retenues sur salaires doivent être conformes à la législation et doivent alimenter les caisses de la Sécurité Sociale, de retraite, etc. Les indemnités de congés payés doivent être versées au salarié au moment où ce dernier quitte effectivement l'entreprise, etc.
Aspect économique
Les faits économiques observés (production, distribution, échange et consommation) sont étudiés quant à leurs effets sur le patrimoine de l'entreprise, sur la réalisation d'un résultat, sur la création de nouvelles richesses, etc.
La comptabilité se limite à saisir ces faits, les enregistrer, les classer, les mesurer, les analyser.
Sur un plan plus pratique et plus pragmatique, la comptabilité favorise et assure le suivi des relations de l'entreprise avec son environnement : fournisseurs et clients, banques, collectivités locales, actionnaires, etc.
Aspect juridique
Principe
La comptabilité enregistre les faits juridiques du commerce (achats, ventes, locations, etc.) et elle est soumise à des règles juridiques qu'elle doit respecter (Code de Commerce, etc.).
Comptabilité et faits juridiques
Deux limites sont à respecter ici : d'une part, seul le patrimoine commercial doit être pris en compte (donc simplement une partie du patrimoine du commerçant) ; d'autre part, il convient de découper l'activité en périodes de même longueur appelées exercices.
L'enregistrement des faits juridiques du commerce permet la connaissance permanente du patrimoine commercial, dont les variations ont pour conséquence un résultat, soit un bénéfice ou une perte.
Par ailleurs, les documents, les « pièces comptables » qui sont à la base des enregistrements, ont une grande importance en matière de preuve :
- Les pièces qui émanent de tiers font preuve à la fois en faveur du commerçant et contre lui.
- Celles créées par le commerçant lui-même font preuve contre lui et, très rarement, en sa faveur.
Comptabilité et règles juridiques
Caractère obligatoire de la tenue d'une comptabilité
Tout commerçant (personne physique ou morale) doit tenir une comptabilité qui enregistre les mouvements qui affectent le patrimoine de son entreprise.
Les trois documents de synthèse
Les documents de synthèse comprennent nécessairement le bilan, le compte de résultat et une annexe.
Les documents de synthèse, au nombre de trois (compte de résultat, bilan et annexe), forment un tout indissociable que l'on appelle la liasse fiscale ou documents de synthèse ou comptes annuels.
Compte de résultat
Définition
Le compte de résultat récapitule toutes les charges et les produits enregistrés pendant l'exercice, indépendamment de leurs règlements. Il permet de déterminer le résultat de l'exercice : bénéfice ou perte.
Le bilan
Définition
Le bilan récapitule, à la fin de l'exercice, tout ce que possède l'entreprise (l'actif) et tout ce qu'elle doit (le passif). Le passif doit faire apparaître clairement les « Capitaux propres » qui correspondent d'une façon très simplifiée à ce que l'entreprise doit à son ou ses créateurs.
L'annexe
Définition
L'annexe est composée de documents (des formulaires) qui complète et commente certaines informations apparaissant dans le compte de résultat et le bilan.
Les trois exigences du plan comptable
Traçabilité de l'information
Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuient.
Respect de la chronologie
Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour sur le livre-journal.
Irréversibilité des enregistrements
Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements doit être mise en œuvre.
Les deux livres obligatoires
Le livre journal
Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations comptables en respectant le principe de la partie double.
Le grand livre
Dans le grand livre on retrouve tous les comptes qui ont été utilisés dans le journal.
Remarque
Pour les exercices comptables ouverts à partir du 1er janvier 2016, le livre d'inventaire ne fait plus partie des états comptables obligatoires.
Les pièces justificatives
Elles justifient les enregistrements au journal et au grand livre.
Elles doivent être conservées pendant 10 ans.
Elles sont :
- Externes : factures reçues, avis de la banque, etc.
- Internes : double des factures envoyées, chéquiers, etc.
Les libellés explicatifs au journal doivent les mentionner et inversement, elles doivent porter la référence de leur enregistrement.