Gérer les fournisseurs et les commandes, c'est organiser tout le chemin des produits, de leur choix chez le vendeur jusqu'à leur arrivée et leur paiement dans ton établissement. C'est essentiel pour avoir les bons produits au bon moment et au bon prix.
Lexique 
Fournisseur
C'est l'entreprise ou la personne qui vend les produits dont tu as besoin (par exemple, des légumes, de la viande, des produits d'entretien).
Franco
C'est le montant minimum que ta commande doit atteindre pour que la livraison soit gratuite. Si tu commandes moins, tu paies des frais de livraison.
Mercuriale
C'est une liste de tous les produits que tu peux acheter chez un fournisseur, avec leurs prix. Elle aide à comparer et à bien choisir.
Liaison froide
C'est un moyen de transporter et de stocker les aliments en les gardant toujours au frais, à une température basse et constante, pour qu'ils restent bons à manger.
Anomalie de livraison
C'est un problème qui arrive quand tu reçois une commande : un produit est abîmé, il en manque, la température n'est pas bonne, etc.
1. Choisir ses fournisseurs et leurs produits 
Pour bien gérer un établissement, il faut d'abord choisir les bons fournisseurs. Ils proposent différents produits (fruits, légumes, épicerie, entretien...). Chaque fournisseur a ses propres délais de livraison (quand les produits arrivent) et ses moyens de commande (site internet, téléphone, mail). Il est important de connaître le franco, c'est-à-dire le montant minimum de commande pour ne pas payer de frais de livraison.
Exemple de tableau des fournisseurs
Les mercuriales sont des listes de prix des produits des fournisseurs. Elles sont utiles pour comparer et choisir. Certains labels, comme Écotable, aident à choisir des fournisseurs qui respectent l'environnement et proposent des produits de qualité.
2. L'importance des commandes 
Passer des commandes est très important pour plusieurs raisons :
- Ça permet de produire ce qui est nécessaire (par exemple, préparer les repas).
- Ça aide à maîtriser les coûts en achetant au bon prix et en bonne quantité.
- Ça évite les ruptures de stock (quand il n'y a plus de produit) et le surstockage (quand il y en a trop).
3. Comment passer une commande 
Voici les étapes pour bien passer une commande :
- Identifier les besoins : savoir exactement ce qu'il faut (par exemple, pour les recettes).
- Lister les produits : faire une liste précise des quantités et des articles.
- Utiliser le logiciel ou le site du fournisseur pour commander.
- Vérifier les conditionnements (par lot, au kilo, à la botte...) et adapter si besoin.
- Vérifier que le franco est atteint pour ne pas payer de frais de livraison.
- Valider la commande (surtout si c'est en ligne, vérifier le panier).
- S'organiser pour que quelqu'un soit là pour la réception.
Il faut aussi savoir qui est responsable de la commande et tenir un tableau de suivi. Il est utile de faire des prévisions de ventes pour commander les bonnes quantités. Pense à donner toutes les informations de livraison (numéro de client, date, heure). On peut commander en grande quantité certains articles (comme les produits d'entretien). Le fonctionnement des commandes peut changer selon le type d'établissement (traiteur, restaurant rapide...). Pour commander, on peut utiliser le téléphone (pour discuter avec le fournisseur) ou internet (pour prendre son temps et vérifier).
4. La livraison et la réception 
Les marchandises sont souvent transportées en liaison froide pour garder les produits frais. Cela veut dire que la température est contrôlée du début à la fin du transport et du stockage.
La liaison froide pour le transport des marchandises
À la réception des marchandises, il faut :
- Récupérer le bon de commande.
- Vérifier la température du camion et des produits.
- Tiquer chaque ligne du bon de commande pour confirmer que tout est là et en bon état.
- Signaler tout problème au livreur et le noter sur le bon.
- Déplacer rapidement les produits au bon endroit (sec, froid positif ou négatif) en faisant attention à ton dos.
Si tu rencontres une anomalie de livraison (produit abîmé, manquant, etc.), tu dois :
- Noter le problème sur le bon de commande.
- Prendre une photo.
- Refuser le produit si le problème est grave.
- Prévenir ton fournisseur et l'équipe de cuisine.
5. La facturation 
Après la livraison, il faut vérifier la facturation. C'est important de contrôler :
- L'exactitude entre les factures et les bons de livraison.
- Les prix négociés à l'avance.
- L'application des promotions.
- La prise en compte des avoirs (remboursements ou réductions) en cas de problème de livraison.
Exemple de factures
A retenir :
Pour bien gérer fournisseurs et commandes, retiens que tu dois :
- Bien choisir tes fournisseurs en fonction de leurs produits, délais et franco.
- Comprendre que les commandes sont vitales pour produire, maîtriser les coûts et gérer les stocks.
- Suivre des étapes claires pour passer tes commandes et les suivre.
- Organiser la réception des marchandises en vérifiant tout (bon, température, état).
- Savoir comment réagir face à un problème de livraison.
- Toujours vérifier tes factures pour t'assurer que tout est correct.