Il est essentiel de bien différencier ces concepts qui sont souvent confondus dans le langage courant :
- Une donnée : c'est un élément brut qui nécessite un traitement ou une interprétation pour être exploitable)
- Une information : c'est une donnée qui a été traitée, croisée ou analysée pour être directement exploitable par l'entreprise
- La numérisation : c'est l'action de créer un fichier informatique à partir d'élément matériel existant
- La dématérialisation : c'est le fait d'éviter la production de papier en créant directement les documents et informations sous forme de fichiers numériques
Ces deux processus ont pronfondément transformé le traitement de l'information
Les apports de la numérisation :
- Elle facilite l'échange et les transmissions des documents
- Elle s'appuie sur la GED (gestion électronique des documents et des outils comme l'OCR (reconnaissance optique des caractères) pour automatiser le classement et faciliter la recherche pour mots-clés.
Les apports de la dématérialisation :
- Gains de productivité : réduction des coûts (impression) et des temps de transmission
- Travail collaboratif : création de flux de travail permettant à plusiuers acteurs d'intéragir sur un même processus
- Fiabilité : diminution des tâches répétitives et des erreurs de saisie manuelle
L'arrivée des PGI a centralisé l'information de toute l'entreprise. L'impact sur le service comptable est majeur :
- Automatisation des écritures : les écritures comptables sont générés automatiquement à partir des actions réalisées dans d'autres modules
- Un nouveau rôle pour le comptable : puisqu'il saisit de moins en moins de données, le comptable devient un contrôleur-analyste. Son métier consiste à vérifier, corriger et paramétrer les flux
- Le comptable reste indispensable : les logiciels ne peuvent pas remplacer l'humain pour l'application des réglementations fiscales, l'interprétation des règles de déductibilités, ou le respect des principes comptables (comme la permanence des méthodes)
L'informatisation des processus implique de nouvelles règles pour garantir la sécurité et la validité des comptes face à l'administration fiscale
- La conservation des justificatifs : la durée légale de conservation reste de 10 ans, qu'ils soient sous format papier ou numérique. L'entreprise doit utiliser des Solutions d'Archivage Electronique (SAE) pour garantir la disponibilité, la pérennité et l'intégrité des données dans le temps
- Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) : depuis 2014, lors d'un contrôle fiscal, l'entreprise doit obligatoirement fournir ce fichier dématérialisé normalisé. Il contient l'intégralité des écritures (date, montant, libellé, compte, etc...) et permet au fisc de vérifier la cohérence des comptes et l'absence de suppression d'informations
- La validation : le système doit garantir l'intangibilité des opérations clôturées (il est interdit de modifier une écriture une fois validée et l'exercice clos)
