La gestion des contacts et des entreprises est une composante essentielle du CRM. Elle consiste à répertorier et à organiser les informations sur les clients et entreprises avec lesquelles l'on interagit. Cela inclut des données comme le nom, l'adresse, l'historique des interactions et les préférences. Un bon système de gestion permet de personnaliser les communications et d'anticiper les besoins des clients en offrant des solutions adaptées à chaque profil.

Le cycle de vente, aussi appelé pipeline, représente les différentes étapes que parcourt un prospect jusqu'à devenir client. Il commence généralement par l'identification d'un besoin, suivi de la prise de contact, la présentation de produit, la négociation, et se termine par la conclusion de la vente. Visualiser le pipeline aide les entreprises à suivre l'évolution des opportunités de vente et à identifier les actions nécessaires à chaque étape pour améliorer le taux de conversion.

La qualification des leads est le processus par lequel une entreprise évalue le potentiel d'un prospect à devenir un client payant. Cela implique de recueillir des informations sur le budget, l'autorité décisionnelle, le besoin et le calendrier d'achat du prospect (quelquefois abrégé en BANT : Budget, Authority, Need, Timing). Ce processus permet de concentrer les efforts de vente et de marketing sur les prospects ayant le plus de chances de se convertir en clients, augmentant ainsi l'efficacité de l'entonnoir de vente.